Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen revisionspflichtige Geschäftsprozesse abbildet. Falls ja, implementieren Sie ein unabhängiges, WORM-basiertes E-Mail-Archiv parallel zu Office 365 – idealerweise als Managed Service, um Betriebsaufwand und Compliance-Risiken zu minimieren. Hinweis: Dieses Dokument ersetzt keine rechtliche Beratung. Lassen Sie sich im Einzelfall von einem IT-Rechtler oder Wirtschaftsprüfer zur konkret erforderlichen Archivierungsform beraten.

1. Das Problem: Native Archiving reicht nicht aus Viele Unternehmen nutzen Microsoft Office 365 (bzw. Microsoft 365) als zentrale Kommunikationsplattform. Die darin enthaltenen nativen Funktionen wie In-Place Archiving oder Litigation Hold sind zwar nützlich, erfüllen aber allein nicht die gesetzlichen Anforderungen einer revisionssicheren Archivierung (z. B. nach GoBD, HGB, StGB oder MiFID II).